Saber comunicarse en inglés es fundamental para conseguir una buena posición en tu carrera profesional y en el mercado laboral internacional. De entre las formas de comunicación escrita, el correo electrónico es una de las más utilizadas en el día a día de las organizaciones, y saber enviar un email profesional en inglés puede ser definitorio para los candidatos que buscan oportunidades en el extranjero.
Un buen email profesional contiene algunos elementos fundamentales para facilitar la comunicación y causar una buena impresión, y saber adaptarlos a los estándares lingüísticos de un segundo idioma puede ser todo un reto. Con esto en mente, hemos ideado algunos consejos para escribir correos electrónicos profesionales en inglés y algunos de los principales beneficios de seguir estas técnicas.
Dirección de correo electrónico
Antes de empezar a escribir el email en sí, asegúrate de que la dirección de correo electrónico que eliges como remitente es profesional.
Apostar por usuarios con claras referencias a su nombre de pila (nombre completo o iniciales) y proveedores como Gmail u Outlook es más recomendable que reutilizar esa cuenta de gamer para intercambiar mensajes con un potencial empleador.
Tener más de una cuenta de correo electrónico es una buena práctica para tratar asuntos personales y profesionales por separado. Además de facilitar la organización, utilizar una dirección secundaria con un usuario y dominio más formal puede transmitir mayor seriedad y credibilidad al destinatario.
Asunto
El asunto de un correo electrónico debe ser claro y conciso. Entre 3 y 5 palabras, debe ser lo suficientemente descriptivo como para que tu lector sepa de qué va de un vistazo.
Herramientas como Smart Compose de Google sugieren asuntos en función del contenido del cuerpo del email, por lo que dejar este paso para el final puede facilitar la tarea.
Cuerpo del email
Su correo electrónico debe seguir un formato sencillo, como el que se muestra a continuación. Para correos electrónicos más cortos, puede eliminar los párrafos que sean necesarios.
En las siguientes secciones, te mostraremos buenas prácticas para cada parte y te daremos instrucciones para construirlas de la mejor manera. Pero antes, echa un vistazo a algunos consejos de formato y ortografía que debes tener en cuenta a lo largo de todo el email:
Formato
El correcto espaciado entre líneas y caracteres facilita la lectura del correo electrónico y cuenta a favor de la organización y la atención a los detalles.
En cuanto a los signos de puntuación, la regla es clara: el espacio va después de la coma, no antes.
En cuanto a los párrafos, siempre deben separarse con un doble salto de línea, incluso entre el saludo y el contenido y entre el contenido y la firma. Ten en cuenta que los párrafos bien escritos contienen una sola idea principal, y una línea en blanco entre ellos facilita la visualización de las diferentes piezas de información.
Aquí tienes un buen ejemplo:
Hola Hello Nathan,
It’s Maria here. I just wanted to reach out to see if you’re still hiring.
When you have a chance, please let me know if the position is still open and how I could proceed.
Thank you,
Maria Gonçalves
maria@onstrider.com
Ahora, fíjate en un mal ejemplo:
Hello Nathan,
It’s Maria here .I just wanted to reach out to see if you’re still hiring.When you have a chance, please let me know if the position is still open and how I could proceed . Thank you,
Maria Gonçalves
maria@onstrider.com
Ortografía
Una buena gramática, ortografía y puntuación son puntos fundamentales para transmitir una imagen de formalidad y conocimiento en la lengua extranjera. Además, una buena redacción contribuye a la fluidez con la que lee el destinatario.
Para revisar y corregir tu propia escritura, haz uso de herramientas como Grammarly, Google Translate y diccionarios online como Cambridge Dictionary.
Grammarly es un tipo de ayuda que revisa las frases de tu texto y corrige las incorrectas de forma gratuita. También puede sugerir mejoras en pasajes concretos en la versión Premium.
Por su parte, Google Translate es inestimable para comprobar palabras en inglés cuya traducción o conjugación correcta no recuerdas. También merece la pena comprobar el uso de la palabra en frases y expresiones de ejemplo con una búsqueda rápida en el propio Google.
Estructura
Para construir un correo electrónico adecuado, es fundamental tener en cuenta la siguiente estructura:
- Saludo
- Introducción
- Cuerpo
- Conclusión
- Despedida y firma
Estos pasos forman parte de una secuencia lógica para presentar tus ideas de forma clara y objetiva. ¡Aprende más sobre cada uno de ellos a continuación!
1. Saludo
También conocido en inglés como "greeting", el saludo es fundamental para abrir el cuerpo del email.
No utilices las terminaciones "señor" o "señora"
Aunque parezca una forma respetuosa de dirigirse al destinatario, los pronombres de dirección en inglés se consideran anticuados para el contexto del correo electrónico. Las empresas actuales prefieren utilizar un lenguaje más moderno para comunicarse de forma más directa. Por lo tanto, el uso del nombre de pila es suficiente.
Revisa y corrige el nombre del destinatario
Escribir correctamente el nombre del destinatario es esencial para causar una buena impresión. El nombre de pila es una de las palabras más importantes y poderosas en las relaciones humanas, y utilizarlo correctamente es una demostración de cariño y respeto.
Confundir la ortografía del nombre del destinatario puede dar la impresión de dejadez y falta de atención. Afortunadamente, es un error fácil de evitar. Antes de enviar el email, no olvides volver a comprobar que has escrito correctamente el nombre del destinatario.
Escoge "Hola" o "Hola" para el saludo inicial
¿Has oído alguna vez la expresión "menos es más"? Esto se aplica perfectamente al saludo inicial de un correo electrónico profesional.
Mientras que expresiones como "Saludos" o "Querido" pueden sonar muy anticuadas e incluso pasadas de moda por las empresas, expresiones como "Hola" o "Qué tal" son demasiado informales. Así que opte por el básico "Hola" o "Hola" y evite situaciones embarazosas.
2. Introducción
Antes de elaborar lo que quieres en el email, necesitas escribir una buena introducción. Este apartado es esencial para hacer una breve presentación de ti mismo e introducir al lector a ti y a tus intereses.
Al igual que el saludo, la introducción debe obedecer a algunas reglas importantes para no sonar inapropiada.
No menciones tu edad, estado civil o situación familiar
En la presentación deben omitirse datos personales como la edad, el estado civil o la situación familiar.
En países como Estados Unidos, utilizar esta información para tomar decisiones profesionales se considera ilegal. Como consecuencia, los directivos pueden sentirse avergonzados o incómodos al leer esta información.
Describir estos datos puede revelar una falta de preparación para trabajar en el ámbito internacional. Además, es información innecesaria para trabajar en una empresa.
Incluye información relevante y esencial
Ahora que ya sabes lo que no debes incluir, es importante que sepas lo que debes añadir para construir una buena introducción.
En primer lugar, incluye tu nombre y datos relevantes sobre quién eres, de forma resumida. Añade información relevante y adecuada como tu puesto de trabajo, la empresa para la que trabajas y las funciones que desempeñas.
Además, añade el motivo por el que envías el correo electrónico a esa persona. Esto anticipa al destinatario el conocimiento del tema principal de tu contacto.
Por ejemplo:
I’m Maria, a software developer from Curitiba, and I’m writing to you about your open position as a Back-end Software Engineer at Strider.
3. Cuerpo
Llegamos entonces a uno de los puntos principales del email profesional en inglés: el cuerpo del mensaje. Aquí en realidad se añadirá el motivo principal del contacto por correo electrónico, que puede ser buscar una oportunidad laboral, contactar con un cliente de la empresa o incluso informarse sobre una vacante.
Es fundamental conocer algunas reglas y consejos valiosos para evitar errores.
Sé claro y conciso
Los correos largos cansan y pueden aburrir al lector. Las frases largas no enfatizan el punto principal y pueden dificultar la comprensión del mensaje. Las bandejas de entrada de las empresas están siempre llenas y el tiempo asignado a la tarea de responder correos electrónicos es corto en comparación con otras exigencias profesionales.
Por lo tanto, intenta escribir frases más cortas, directas y claras para transmitir el mensaje en pocas palabras y facilitar la lectura del correo electrónico.
Sé cortés, pero no te pases
El respeto es bueno y a todo el mundo le gusta, ¿verdad? Es esencial tratar el correo electrónico del destinatario con un cierto tono de cortesía, especialmente en un entorno profesional, pero ten cuidado de no pasarte.
No hagas que el email sea demasiado formal. Al fin y al cabo, como decíamos, las empresas se han modernizado en cuanto al lenguaje. Algunas expresiones interesantes para utilizar son:
- Please
- Thank you
- I’d really appreciate it
- If you could
- Would you be able to?
- If you have time
- When you have a chance
- I’d like to
Facilitar la respuesta a sus preguntas
Saber hacer preguntas en el cuerpo de un correo electrónico también es fundamental para demostrar familiaridad con el idioma y garantizar una comunicación eficaz. Por ello, es importante prestar atención a algunos puntos.
Cuando hagas preguntas, comprueba siempre la conjugación de la frase para asegurarte de que el verbo es el adecuado con las preposiciones, el tiempo verbal y el sujeto.
Además, formula sólo una o dos frases en una pregunta, evitando hacerla demasiado larga. Las preguntas directas son más efectivas y facilitan la comunicación, aumentando las posibilidades de una respuesta aún más rápida.
Piensa si tu pregunta será realmente útil y si puedes obtener una respuesta sin demasiado esfuerzo. Al fin y al cabo, los destinatarios suelen ser personas muy ocupadas y necesitan responder a los correos electrónicos lo antes posible.
Analiza si lo que preguntas tiene relación con el resto del contenido y también si la respuesta no requerirá demasiado esfuerzo o tiempo por parte de la persona que recibe la consulta. Haz las preguntas muy claras para que no haya ambigüedad en la respuesta.
Si vas a hacer más de una pregunta, numéralas para facilitar la respuesta.
4. Conclusión
Como todo buen texto, el email debe cerrarse con una buena conclusión que resuma las ideas principales y asegure que el mensaje ha sido comprendido.
Por lo tanto, intenta reforzar, en no más de 2 líneas, la información relevante sobre lo que quieres, haciendo hincapié en la pregunta principal del email si es necesario.
5. Despedida y firma
La última sección de un correo electrónico se compone de la siguiente información:
[Sign off phrase],
[Your name]
[Your contact information]
La frase de despedida demuestra el cuidado y la formalidad esenciales para un correo electrónico profesional, y puede variar según el tono del correo o el grado de cercanía con el destinatario. Los ejemplos más comunes son:
- Best,
- Best regards,
- Regards,
- Best wishes,
- Sincerely,
- Thank you,
- Thank you for your consideration,
- Looking forward to hearing from you,
- I look forward to your response,
- Please let me know.
La firma del correo electrónico puede configurarse para que aparezca automáticamente y es muy importante para identificar al remitente de manera profesional, así como para permitir enlaces a sus redes sociales o información de contacto.
Veamos algunos ejemplos interesantes para utilizar como base:
Thank you,
Maria Silva, Software Engineer
mariasilva@example.com
Best,
Maria
mariasilva@example.com | +54 123456789
Estos son grandes ejemplos con información breve y relevante para un email profesional. Sin embargo, también tenemos malos ejemplos de cómo no hacer un email profesional. Échales un vistazo:
Thanks, María
I wait your reply.
En resumen, para una buena firma, debes procurar ser directo, sencillo y formal, pero sin exageraciones.
Recuerda incluir información relevante sobre tu contacto, como correo electrónico y/o número de teléfono. No es necesario añadir tu dirección y tampoco es recomendable, ya que entra dentro de la norma de no compartir información tan personal. Tu formación o función también puede ser interesante junto a tu nombre en la firma.
Beneficios de enviar un email profesional en inglés
Como hemos visto hasta ahora, un correo electrónico bien estructurado facilita la transmisión de información, demuestra el dominio del idioma utilizado y garantiza una buena impresión en el mercado internacional.
Enviar un buen email profesional en inglés puede ser el primer paso para conseguir oportunidades internacionales y definitivamente aporta muchos beneficios a tu carrera profesional. Compruébelo
Aumenta tus posibilidades de ser contratado
Si estás buscando trabajo en el mercado laboral extranjero, debes saber que un buen email profesional en inglés puede ser tu pasaporte al éxito. Al fin y al cabo, un email bien estructurado demuestra conocimiento de la cultura y del idioma, lo que es visto con buenos ojos por quienes te contratan.
Crea una buena primera impresión
Otro aspecto muy interesante de un buen email profesional es que dejará una primera impresión de ti y de tu experiencia. Un email con buena gramática, puntuación, sin errores y bien redactado seguro que consolida tu imagen de profesional cualificado, cuidadoso y muy competente.
Aumenta las posibilidades de una respuesta rápida
Cuando escribes un email conciso, claro y con la estructura que hemos mencionado antes, las posibilidades de que el destinatario lo lea y lo devuelva rápidamente son muy altas. Al fin y al cabo, las ideas claras y resumidas animan a la lectura y facilitan la tarea a quien está leyendo.
¿Quién no ha soñado alguna vez con cobrar en dólares o euros? Saber escribir un buen email profesional en inglés puede ser el primer paso para convertir ese sueño en realidad.
Aplica estos consejos sobre cómo escribir un buen email profesional en inglés y sigue nuestros posts para más contenido sobre oportunidades internacionales.
