A comunicação assíncrona se tornou uma peça-chave no ambiente de trabalho remoto, especialmente em equipes distribuídas. Essa forma de comunicação, que não exige respostas em tempo real, promove flexibilidade, produtividade e eficiência. No entanto, para evitar mal-entendidos, é essencial que ela seja clara e objetiva.
Sabemos que isso nem sempre é fácil de alcançar. Por isso, este artigo tem como objetivo apresentar as melhores práticas e exemplos para que você possa se comunicar efetivamente de forma assíncrona, otimizando a interação com sua equipe global.
O que é comunicação assíncrona?
A comunicação assíncrona ocorre quando as interações não exigem resposta imediata, permitindo que cada pessoa contribua no momento mais conveniente.
Diferente da comunicação síncrona em reuniões ou chats, em que você obtém respostas em tempo real, a comunicação assíncrona acontece primordialmente por ferramentas como e-mails, mensagens no Slack, ou comentários em documentos compartilhados no Google Docs.
Cada pessoa envolvida na conversa tem seu tempo de resposta, por isso é importante saber qual recurso usar, e como deixar claro o seu pedido.
Exemplos de ferramentas úteis incluem:
- Slack: para mensagens organizadas por canais.
- Trello e Jira: gestão de tarefas com acompanhamento transparente.
- Google Docs: colaboração em documentos compartilhados.
Por que investir nas habilidades de comunicação assíncrona?
Quando bem aplicada, a comunicação assíncrona traz vantagens significativas para quem trabalha remotamente.
- Flexibilidade: permite a colaboração entre membros de equipe em diferentes fusos horários.
- Maior produtividade: reduz interrupções, permitindo foco em tarefas prioritárias e que exigem concentração intensa.
- Registros claros: documentação fácil de consultar, evitando mal-entendidos.
- Colaboração aprimorada: mensagens compartilhadas podem ser encaminhadas e alcançar toda a equipe com um clique.
Boas práticas para se comunicar de forma assíncrona
O único jeito de tirar proveito das vantagens trazidas pela comunicação assíncrona é colocando a teoria em prática.
Confira, a seguir, o que você deve ter em mente ao escrever mensagens e se comunicar assincronamente no trabalho.
Formule mensagens completas e objetivas
Explique o contexto, o problema e a solicitação na mesma mensagem. Uma boa mensagem é clara e não deixa espaço para interpretações erradas.
Preferencialmente, use frases curtas, mas construídas de forma diretas.
Evite mensagens vagas
Substitua mensagens enviadas somente com saudações como “Olá, bom dia!” por mensagens que apresentam ações ou perguntas específicas depois da saudação, como mostraremos a seguir.
Use títulos e tópicos
Ao enviar e-mails ou criar tarefas, inclua títulos que expliquem o assunto em poucas palavras. Por exemplo: “Atualização do projeto X - ação necessária até 10/12”.
Se for indicar pessoas responsáveis por cada ação, essa especificidade deve estar apontada de forma clara na mensagem também.
Indique prazos e prioridades
Deixe claro quando precisa de uma resposta ou ação, sem pressionar por retornos imediatos – afinal, a comunicação assíncrona pressupõe que você tem tempo de esperar o tempo de resposta da outra pessoa.
Também é interessante indicar, logo na primeira mensagem, até quando você precisa de uma resposta ou ação para que a urgência seja atendida.
Seja educado e empático
Demonstre consideração ao solicitar algo, mesmo em mensagens curtas. Escolha palavras que demonstrem respeito e evite tons acusatórios.
É preciso ter cuidado para que a objetividade na mensagem não seja confundida com rispidez.
Seja cuidadoso ao se referir ao trabalho ou às entregas de outras pessoas
Tome cuidado para que suas mensagens não tenham tom destrutivo, porque você não sabe com que tom o recipiente vai ler o que você escreveu.
Em caso de necessidade de feedback, seja respeitoso e não faça julgamentos sobre a intenção das pessoas. Sempre use exemplos claros e práticos para ilustrar a necessidade de correção ou para corrigir uma pessoa.
Exemplos de comunicação assíncrona: o que fazer e o que evitar
A seguir, apresentamos cenários práticos que mostram como transformar mensagens ineficazes em comunicações claras e assertivas.
Solicitação de ajuda
Ineficaz: “Olá, bom dia!”
Eficaz: “Olá, bom dia! Preciso de ajuda para encontrar a documentação do projeto X. Não a encontrei na pasta correspondente. Poderia indicar outro lugar onde ela está armazenada ou me enviar novamente, por favor?”
O que muda entre os dois exemplos? Quando o recipiente lê a mensagem do primeiro exemplo, ele não sabe o que você precisa. Dificilmente você está mandando mensagem no ambiente de trabalho, usando ferramentas corporativas, só para dar bom dia para seu colega de trabalho.
Por isso, mostrar imediatamente o objetivo do seu contato logo depois da saudação ajuda a poupar tempo da pessoa que vai te responder.
Atualização de status
Ineficaz: “Concluí a tarefa.”
Eficaz: “Concluí a tarefa relacionada ao módulo Y. Atualizei o documento na pasta Z e inclui as métricas na aba ‘Resultados’. Se precisarem de algo mais, por favor, me avisem.”
O que muda entre os dois exemplos? Se um time está lidando com muitas tarefas ao mesmo tempo, e um mesmo integrante da equipe pode ser responsável por mais de uma entrega, é melhor ser específico sobre o que foi finalizado, e se todos os protocolos para finalização daquela atividade foram executados.
Isso ajuda no acompanhamento da liderança, e também que seus colegas saibam onde acessar suas entregas, caso seja necessário.
Compartilhamento de ideias
Ineficaz: “Tenho uma ideia para o projeto.”
Eficaz: “Gostaria de sugerir uma melhoria no fluxo de usuários do projeto. Adicionei minhas ideias no Google Docs (link aqui). Caso tenham algum feedback, por favor, compartilhem no documento, e contem comigo para otimizarmos nossos processos de trabalho.”
O que muda entre os dois exemplos? Situação semelhante ao primeiro exemplo compartilhado. A mensagem enviada tem mais valor quando deixa explícito o seu real objetivo – no caso, propor uma melhoria em um processo que tem potencial de ajudar várias outras pessoas do time.
Simplesmente expor que teve uma ideia, e deixar de mostrar do que se trata, pode ser visto como perda de tempo por quem está lendo a mensagem.
Feedback da entrega
Ineficaz: “Achei essa tela confusa.”
Eficaz: “Acho que a proposta inicial pode ser melhorada. Acredito que vamos ter menos possibilidade de refações se o cliente tiver mais clareza sobre o uso escolhido das cores na tela inicial. Que tal colocarmos pequenos elementos demonstrando como queremos usar cada uma, e em quais seções?”
O que muda entre os dois exemplos? Muitas vezes, o problema não é um pedido de correção, mas a forma como ele foi feito. O primeiro exemplo é mais focado na percepção de quem está falando, e não direciona pedidos de ajuste.
O segundo exemplo mostra as consequências de manter a tela como esta (no caso, causar retrabalho para o time e dúvidas para o cliente), e dá indicações claras de como corrigir.
Urgência imposta
Ineficaz: “Esta demanda surgiu e precisamos priorizar tudo a respeito dela para entregarmos a tempo. Você pode finalizar sua parte até amanhã?”
Eficaz: “Fiquei sabendo de que a demanda XYZ foi priorizada diante das outras porque precisamos compensar o cliente por um erro que cometemos no lançamento anterior. Como podemos negociar as suas entregas para nos adaptarmos ao prazo o mais rápido possível? Isso é prioridade máxima e realmente precisamos nos adaptar a essa urgência.”
O que muda entre os dois exemplos? A primeira forma de comunicação, embora demonstre a necessidade de mudar os prazos e se adequar à uma situação inesperada, não tem um tom colaborativo.
Já o segundo modelo ainda traz a urgência, mas com um tom colaborativo e explicativo, convidando o destinatário a participar da solução e ter tempo para adaptar suas prioridades de acordo com o cenário.
Lidando com respostas e feedback
Nem toda mensagem enviada precisa ter tanto contexto e refino quanto os exemplos indicados acima.
A seguir, veja como gerenciar interações assíncronas sem dor de cabeça.
Confirme recebimentos
Responda brevemente para indicar que recebeu e entendeu a solicitação.
Tenha paciência
Lembre-se de que as respostas podem demorar, especialmente em fusos horários diferentes.
Solicite esclarecimentos quando necessário
Se algo não estiver claro, faça perguntas objetivas para obter mais detalhes.
Resuma conversas confusas
Quando uma thread de mensagens começar a perder o foco, recapitulando os principais pontos e propondo próximos passos.
Esse tipo de iniciativa e liderança é muito apreciado (e esperado) de desenvolvedores sênior dentro dos times.
Ferramentas para otimizar a comunicação assíncrona
É importante saber usar as ferramentas corporativas para cada tipo de mensagem. Dessa forma, você e seus colegas de trabalho sabem o que esperar ao receber notificações desses programas, e isso pode até ajudar a programar seu dia de trabalho.
De forma prática: se você sabe que as respostas por e-mail demoram mais para serem respondidas devido ao nível de detalhamento dos seus retornos, reserve um tempo maior do seu dia para limpar sua caixa de entrada.
Não cheque seu e-mail enquanto estiver concentrado em uma tarefa de maior complexidade.
Por outro lado, deixe o Slack aberto se suas respostas por lá são concisas e objetivas, tomando menos tempo para responder. Caso necessário, separe blocos de horários para responder o Slack e blocos para focar em outras tarefas.
- Slack: na ferramenta, as mensagens são organizadas por canais e notificações podem ser escolhidas sob medida. Proponha combinados com o time de que a comunicação por lá é objetiva e não requer muito tempo para elaborar a resposta.
- Trello, Asana ou Jira: use comentários e marcações apenas para chamar a atenção de colegas que precisam interagir com seus feedbacks.
- Google Workspace: use o recurso de pastas compartilhadas para disponibilizar documentos colaborativos e contribuir com a centralização de informações.
- Loom: substitua longos e-mails por vídeos explicativos rápidos. Seja conciso em suas explicações e específico em relação aos retornos que você precisa a partir do que compartilhou.
- Notion: normalmente aproveitado para projetos colaborativos e banco de conhecimento compartilhado. Boas práticas incluem as sugeridas para o Trello/Jira e Google Workspace.
Quando seu combinado de usos das ferramentas estiver consolidado, use cada uma adequadamente.
Exemplo: se for muito importante que um colega te dê feedback sobre um comentário feito no Jira, deixe um recado no Slack solicitando que esse retorno seja realizado o quanto antes.
Comunicação assíncrona descomplicada
A habilidade de se comunicar com pessoas em diferentes fusos e idiomas é um diferencial crucial para profissionais que atuam em equipes distribuídas.
Ao adotar essas boas práticas de comunicação assíncrona, utilizar ferramentas adequadas, e tomar cuidado com a clareza de suas mensagens, você está mais preparado para os desafios do trabalho remoto.
Continue sua jornada de aprendizado: a seguir, leia sobre como se adaptar aos desafios de integrar uma equipe global e trabalhar à distância.
