A comunicação em projetos é essencial. Como em todos os setores da vida, é necessário ter comunicação clara para que informações importantes não sejam perdidas durante as diversas etapas da realização do projeto.
Um plano de comunicação em projetos deve ser criado e sempre fazer parte da cultura organizacional para que falhas e fracassos sejam evitados. Sem uma boa comunicação, uma ideia brilhante pode se perder e causar enormes prejuízos à empresa.
O que é plano de comunicação de gestão de projetos?
Quando há diversos pontos de vista e uma equipe com diversos componentes, é essencial implementar um plano de comunicação efetivo. Durante muito tempo pensou-se que apenas entregar o projeto dentro do tempo esperado e realizar as tarefas de modo consistente fosse sinal de um projeto realizado com sucesso.
Porém, diante das mudanças sociais e na forma em que o time trabalha na resolução de problemas, foi determinado que o modo como as informações são repassadas e documentadas torna todo este processo ainda melhor.
Por que é importante ter um plano de comunicação?
Um plano de comunicação em projetos é muito valioso para todas as partes envolvidas no projeto. É incorreto pensar que o plano de comunicação será útil apenas para o gestor de projetos, o gerente e para a equipe. De fato, a depender da estratégia da empresa, há muitas outras partes que estarão envolvidas no plano de comunicação.
As comunicações, sejam elas via mensagem ou via documentação, levarão informações relevantes para cada cargo. Assim, nem todos receberão as mesmas informações o tempo todo, não é apenas enviar um e-mail. O meio e o tipo de transmissão será feito de acordo com os níveis de relevância e com os cargos dos interessados.
Defina quem deve receber as informações do projeto
Um dos primeiros passos do planejamento da comunicação em projetos é definir quem receberá o quê sobre o projeto dentro do ambiente de trabalho.
As organizações determinarão quais equipes receberão determinadas informações durante a execução das atividades. Cada membro do projeto deverá receber as informações que lhe cabem durante o andamento do projeto.
Em suma, o plano de comunicação reduz riscos e torna o processo mais claro e objetivo.
O que devemos incluir em um plano de comunicação?
A iniciativa de criação de plano de comunicação em projetos deve partir da organização. Ela deve fazer parte da cultura organizacional e ser aplicada no desenvolvimento de todo produto.
Não apenas as informações e prazos são importantes na hora de utilizar um plano de comunicação. O modo em que as informações serão distribuídas também faz total diferença. É importante determinar se as informações serão distribuídas aos membros da equipe via canais eletrônicos (e-mail, videochamadas), por meio presencial (reuniões, palestras, aulas) ou se por meio de documentação impressa (banco de dados e arquivos físicos).
Os planos podem conter os mais diversos tipos de mensagens, como informações quanto a prazos, membros da equipe, erros e falhas passadas, novas tecnologias disponíveis, novos prazos, resultados parciais e próximas ações. Na verdade, a lista do que pode aparecer na comunicação em projetos é infinita e vai depender do contexto da empresa e do projeto.
Menos trabalhos duplicados
Se não houver um plano de ação e de comunicação bem estabelecido, imagine como uma equipe com dezenas e às vezes centenas de profissionais saberá o que já foi feito? A quantidade de retrabalho poderia ser imensa. Imagine quão grande seria o desperdício de mão-de-obra e de horas.
Use um software de gestão de projetos
De nada adianta ter um plano de comunicação em projetos se ele causar mais confusão do que trazer soluções. Existem diversos softwares de gestão de projetos de podem ser utilizados de forma efetiva. Os gerentes de projeto alimentam tais software e o configuram de modo a enviar a mensagem certa, na hora certa, para o público certo.
Avalie os resultados do plano de comunicação
De tempos em tempos é importante que uma nova avaliação seja realizada para o plano de comunicação. O gerenciamento das informações nele contidas bem como sua efetividade são de suma importância. O trabalho do time de gerenciamento é de suma importância para garantir que a equipe esteja confortável e a par do que está ocorrendo no projeto.
Determine o cronograma de seu plano de comunicação
Ter um cronograma bem definido para a equipe ajuda a guiar o trabalho de todos. Determinar um cronograma para o plano de comunicação também ajuda a manejar as expectativas quanto ao projeto.
E se o seu projeto mudar?
E se, no meio do caminho, houver mudanças drásticas no projeto? Como os membros do time saberão o que deverá ser feito a seguir? A resposta é simples: o plano de comunicação deverá ser alterado tendo em mente os objetivos mais recentes de cada etapa do projeto. Mudanças são naturais em qualquer tipo de projeto, porém todas as pessoas envolvidas deverão ser notificadas de modo a manter o andamento do projeto.
Como comunicar informações confidenciais?
Esta é uma das perguntas mais comuns dentro de times de gestores de projetos. Graças aos softwares de gestão de projetos, transmitir informações confidenciais com total segurança é simples e fácil. Vale a pena investir em software de qualidade para tornar o processo ainda mais simplificado.
Não se apegue aos detalhes
Muitos gestores e membros do projeto se apegam a certos detalhes dos canais de comunicação. Embora possa parecer estressante receber novas comunicações e prazos atualizados, é importante não se apegar a pequenos detalhes e apreciar a forma como a comunicação beneficia a todos.
Mantenha o plano atualizado
Independentemente de haver mudanças drásticas ou não no projeto, é importante que os gestores mantenham a informação sempre atualizada. Para que a comunicação realmente seja realizada de forma efetiva é importante que as necessidades do projeto - e do time - sejam constantemente reavaliadas.
Afinal, o plano de comunicação tem a função de tornar a realização do projeto simplificada, e não o contrário. Um bom plano de comunicação evita retrabalho, simplifica a realização do projeto e evita o fracasso de ideias originalmente brilhantes.
