Guia definitivo para escrever emails profissionais em Inglês

Saber se comunicar em inglês é fundamental para conquistar um bom posicionamento na carreira profissional e no mercado de trabalho internacional. Das formas de comunicação escrita, o email é um dos meios mais utilizados no dia a dia organizacional, e saber como enviar um email profissional em inglês pode ser definidor para candidatos que procuram oportunidades fora do país.

Um bom email profissional contém alguns elementos fundamentais para facilitar a comunicação e causar uma boa impressão, e saber adaptá-los para os padrões linguísticos de um segundo idioma pode ser desafiador. Pensando nisso, trouxemos algumas dicas para a escrita de emails profissionais em inglês e alguns dos principais benefícios de seguir essas técnicas.

Endereço de email

Antes de iniciar a escrita do email em si, certifique-se de que o endereço de email escolhido como remetente seja profissional.

Apostar em usuários com referências claras ao seu nome próprio (nome completo ou iniciais) e provedores como Gmail ou Outlook é mais aconselhável do que reutilizar aquela conta gamer @bol para trocar mensagens com um possível empregador.

Ter mais de uma conta de email é uma boa prática para tratar de assuntos pessoais e profissionais separadamente. Além de facilitar a organização, usar um endereço secundário com um usuário e domínio mais formais pode transmitir maior seriedade e credibilidade ao destinatário.

Assunto

O assunto de um email deve ser claro e conciso. Entre 3 e 5 palavras, deve ser descritivo o suficiente para que seu leitor saiba do que se trata rapidamente.

Ferramentas como a Smart Compose, da Google, sugerem assuntos baseados no conteúdo do corpo do email, então deixar essa etapa para o final pode facilitar a tarefa.

Corpo do email

Seu email deve seguir um formato simples, como mostrado abaixo. Para emails mais curtos, você pode remover parágrafos conforme necessário.

Nas seções a seguir, mostraremos boas práticas para cada parte e daremos instruções para construí-las da melhor forma. Mas antes, confira algumas dicas de formatação e ortografia que devem ser consideradas ao longo de todo o email:

Formatação

O espaçamento adequado entre linhas e caracteres facilita a leitura do email e conta pontos a favor da organização e da atenção aos detalhes.

Com a pontuação a regra é clara: o espaço vai depois da vírgula, e não antes.

Em relação aos parágrafos, estes sempre devem ser separados com uma quebra de linha dupla, inclusive entre sua saudação e o conteúdo e entre este e a assinatura. Tenha em mente que parágrafos bem escritos contêm apenas uma ideia principal, e uma linha em branco entre eles facilita a visualização das diferentes informações.

Acompanhe um bom exemplo:

Hello Nathan,

 

It’s Maria here. I just wanted to reach out to see if you’re still hiring.

 

When you have a chance, please let me know if the position is still open and how I could proceed.

 

Thank you,

Maria Gonçalves
maria@onstrider.com

Agora, confira um exemplo ruim:

Hello Nathan,
It’s Maria here .I just wanted to reach out to see if you’re still hiring.When you have a chance, please let me know if the position is still open and how I could proceed . Thank you,
Maria Gonçalves
maria@onstrider.com

Ortografia

Uma boa gramática, grafia e pontuação são pontos fundamentais para passar a imagem de formalidade e conhecimento na língua estrangeira. Além disso, uma boa escrita contribui para a fluência da leitura pelo destinatário.

Para revisar e corrigir a própria escrita, lance mão de ferramentas como o Grammarly, o Google Tradutor, e dicionários online como o Cambridge Dictionary.

O Grammarly é um tipo de auxílio que revisa as sentenças do seu texto e corrige as incorretas gratuitamente. Além disso, pode sugerir melhorias em trechos específicos na versão Premium.

Por sua vez, o Google Tradutor é de importante valia para revisar palavras em Inglês para as quais você não lembra a tradução ou conjugação correta. Vale também verificar o uso da palavra em frases e expressões de exemplo com uma busca rápida no próprio Google.

Estrutura

Para a construção de um email adequado, é fundamental ter em mente a seguinte estrutura:

1. Saudação;
2. Introdução;
3. Desenvolvimento;
4. Conclusão;
5. Despedida e assinatura.

Essas etapas fazem parte de uma sequência lógica para apresentar suas ideias de modo claro e objetivo. Entenda mais sobre cada uma a seguir! Mas antes, sabia que criar um perfil na Strider leva menos tempo do que você demorou para ler esse artigo até aqui? Acesse onstrider.com/job-seekers e saiba mais.

1. Saudação

Também conhecida em Inglês como "greeting", a saudação é fundamental para dar abertura ao corpo do email.

Não use as terminações “Mr” ou “Mrs” (Sr. ou Sra.).

Embora pareça uma forma respeitosa de se dirigir ao endereçado, pronomes de tratamento em Inglês são considerados antiquados para o contexto de email. Empresas atuais preferem o uso de linguagens mais modernas buscando uma comunicação mais direta. Sendo assim, o uso do primeiro nome já é suficiente.

Revise e corrija o nome do endereçado

Escrever o nome do endereçado corretamente é fundamental para uma boa impressão. O nome próprio é uma das palavras mais importantes e poderosas nas relações humanas, e usá-lo corretamente é uma demonstração de cuidado e respeito.

Confundir a grafia do nome do destinatário pode passar a imagem de desleixo e falta de atenção. Felizmente, é um erro fácil de ser evitado. Antes de enviar o email, não se esqueça de conferir se digitou o nome do destinatário corretamente.

Aposte no “Oi” ou “Olá” (Hi or Hello) para a saudação inicial

Já ouviu a expressão “menos é mais”? Isso se aplica perfeitamente à saudação inicial do email profissional.

Enquanto que expressões como “Greetings” ou “Dear” podem soar muito antiquadas e até mesmo desatualizadas pelas empresas, expressões como “Hey” ou "What's up" são demasiadamente informais. Sendo assim, aposte no básico “Hi” ou “Hello” e evite constrangimentos.

2. Introdução

Antes de desenvolver propriamente o que deseja no email, é necessário elaborar uma boa introdução. Esse trecho é fundamental para fazer uma breve apresentação de si mesmo e situar o leitor sobre você e seus interesses.

Assim como a saudação, a introdução deve obedecer algumas regras importantes para não soar inapropriada.

Não mencione sua idade, estado civil ou situação familiar

Informações pessoais como idade, estado civil ou situação familiar devem ser omitidas da apresentação.

Em países como os Estados Unidos, usar essas informações para tomar decisões profissionais é considerado ilegal. Dessa forma, os gerentes podem se sentir constrangidos ou desconfortáveis ao ler essas informações.

A descrição desses dados pode transparecer uma falta de preparação para trabalhar no cenário internacional. Além disso, são informações desnecessárias para a atuação em uma empresa.

Inclua informações relevantes e essenciais

Agora que você sabe o que não incluir, é importante saber o que deve adicionar para construir uma boa introdução.

Em primeiro lugar, inclua seu nome e dados relevantes sobre quem você é, de um modo resumido. Adicione informações relevantes e apropriadas como seu cargo, empresa na qual trabalha e funções que desenvolve.

Além disso, adicione o motivo de estar enviando o email para a pessoa. Isso antecipa o conhecimento do endereçado sobre o assunto principal do seu contato.

Por exemplo:

“I’m Maria, a software developer from Curitiba, and I’m writing to you about your open position for Back-end Software Engineer at Strider”.

3. Desenvolvimento

Chegamos então a um dos pontos principais do email profissional em Inglês: o desenvolvimento. Aqui você vai adicionar efetivamente o motivo principal do contato pelo email, que pode ser a busca por uma oportunidade de trabalho, o contato com um cliente da empresa ou ainda o levantamento de informações sobre uma vaga.

É essencial estar atento a algumas regras e dicas valiosas para evitar erros. Confira!

Seja claro e conciso

Emails longos são cansativos e podem entediar o leitor. Frases longas não destacam o ponto principal e podem dificultar a compreensão da mensagem. Caixas de entrada corporativas estão sempre cheias e o tempo alocado para a tarefa de responder emails é curto se comparado a outras demandas profissionais.

Sendo assim, procure escrever sentenças mais curtas, diretas e claras, para transmitir a mensagem em poucas palavras e facilitar a leitura do email.

Seja educado, mas sem exagero

Respeito é bom e todo mundo gosta, não é mesmo? É fundamental tratar o email ao endereçado com uma certa polidez no tom, especialmente no ambiente profissional, mas cuidado para não exagerar.

Evite tornar o email formal demais. Afinal, como dissemos, as empresas estão mais modernas quanto à linguagem. Algumas expressões interessantes para usar são:

• Please;
• Thank you;
• I’d really appreciate it;
• If you could;
• Would you be able to?;
• If you have time;
• When you have a chance;
• I’d like to.

Facilite a resposta às suas perguntas

Saber fazer perguntas no corpo do email também é fundamental para demonstrar familiaridade com o idioma e garantir uma comunicação eficiente. Sendo assim, é importante estar atento a alguns pontos.

Quando trouxer perguntas, sempre revise a conjugação da frase para se certificar de que o verbo esteja adequado com as preposições, o tempo verbal e o sujeito.

Além disso, traga apenas uma ou duas frases em uma pergunta, evitando deixá-la muito longa. Perguntas diretas são mais eficazes e facilitam a comunicação, aumentando as chances de uma respostas ainda mais rápida.

Pense se a sua pergunta realmente será útil e poderá ter um retorno sem grandes esforços. Afinal, os endereçados geralmente são pessoas muito ocupadas e precisam responder emails na maior velocidade possível.

Analise se o que está perguntando tem conexão com o restante do conteúdo e também se a resposta não irá requerer muito esforço ou tempo de quem está recebendo o questionamento. Deixe as perguntas muito claras para não restar ambiguidade na resposta.

Se for fazer mais de uma pergunta, numere-as para facilitar a resposta.

4. Conclusão

Assim como todo bom texto, o email precisa ter um fechamento por meio de uma boa conclusão para sintetizar as ideias principais e garantir que a mensagem foi compreendida.

Sendo assim, procure reforçar, em no máximo 2 linhas, as informações relevantes sobre o que deseja, destacando a pergunta principal do email, se necessário.

5. Despedida e assinatura

A última seção de um email é composta das seguintes informações:

[Sign off phrase],

[Your name]
[Your contact information]

A frase de despedida demonstra cuidado e formalidade essenciais a um email profissional, e pode variar de acordo com o tom do email ou grau de proximidade com o destinatário. Os exemplos mais comuns são:

• Best,
• Best regards,
• Regards,
• Best wishes,
• Sincerely,
• Thank you,
• Thank you for your consideration,
• Looking forward to hearing from you,
• I look forward to your response,
• Please let me know.

A assinatura do email pode ser configurada para aparecer automaticamente e é muito importante para a identificação do remetente de forma profissional, além de permitir links para suas redes sociais ou informações de contato.

Vejamos então alguns exemplos interessantes para usar como base:

Thank you,

Maria Silva, Software Engineer
mariasilva@example.com

Best,

Maria
mariasilva@example.com | +55 123456789

Esses são ótimos exemplos com informações breves e relevantes para um email profissional. Contudo, também temos exemplos ruins de como não fazer um email profissional. Confira:

Thanks, Maria

I wait your reply.

Att,

Maria

mariasilva@example.com

Em resumo, para uma boa assinatura, você deve buscar ser direto, simples, e formal, mas sem exageros.

Lembre-se de incluir informações relevantes sobre o seu contato, como email e/ou telefone. Não é necessário acrescentar o endereço e também não é aconselhável, pois cabe na regra de não compartilhar informações tão pessoais. Sua formação ou função também podem ser interessantes ao lado do seu nome na assinatura.

Benefícios de enviar um email profissional em Inglês

Como vimos até aqui, um email bem estruturado facilita a transmissão de informações, demonstra domínio da língua utilizada, e garante uma boa impressão no mercado internacional.

Enviar um bom email profissional em Inglês pode ser o primeiro passo para a conquista de oportunidades internacionais e definitivamente traz muitos benefícios à sua carreira. Confira!

Aumenta as chances de contratação

Se você está buscando uma colocação no mercado de trabalho estrangeiro, saiba que um bom email profissional em inglês pode ser o passaporte do sucesso. Afinal, um email bem estruturado demonstra conhecimento sobre a cultura e do idioma, o que é visto com bons olhos pelos contratantes.

Cria uma boa primeira impressão

Outro aspecto muito interessante do bom email profissional é que ele vai deixar uma primeira impressão sobre você e seus conhecimentos. Um email com boa gramática, pontuação, sem erros e bem escrito, com certeza vai consolidar uma imagem de profissional qualificado, cuidadoso e muito competente.

Aumenta a chance de um retorno rápido

Quando você escreve um email conciso, claro e com a estrutura que citamos anteriormente, as chances do endereçado ler e retornar rapidamente são muito grandes. Afinal, ideias claras e resumidas estimulam a leitura e facilitam o trabalho de quem está lendo.

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Quem nunca sonhou em trabalhar recebendo em dólares ou euros? Saber escrever um bom email profissional em Inglês pode ser o primeiro passo em direção à transformação desse sonho em realidade.

Aplique essas dicas de como escrever um bom email profissional em Inglês e continue acompanhando nossas postagens para mais conteúdos sobre oportunidades internacionais.