Emitir uma invoice de serviço para o exterior se tornou uma tarefa mais simples e acessível graças às diversas plataformas online disponíveis.
Se você é um desenvolvedor freelancer ou vai começar a prestar serviços para uma empresa internacional, já pode criar suas próprias faturas de forma rápida e prática. Neste guia, vamos explicar o processo em quatro passos simples.
O que é uma invoice internacional?
Uma invoice, em tradução livre, é uma "fatura" ou "fatura comercial". Trata-se de um documento fundamental em transações comerciais que comprova a prestação de serviços ou a venda de produtos. É uma espécie de comprovante formal que descreve detalhadamente a transação, incluindo informações sobre os produtos ou serviços, quantidades, valores, datas e as partes envolvidas.
No contexto de transações internacionais, a invoice desempenha um papel crucial, servindo como um registro claro e legal da transação. Ela é emitida pelo prestador de serviços e é essencial para o processo de faturamento, uma vez que estabelece as obrigações financeiras entre as partes envolvidas.
Além disso, a invoice é frequentemente usada como base para o pagamento. Em muitos casos, o pagamento é efetuado por meio de uma transferência internacional, o que torna esse documento ainda mais relevante para garantir que a transação ocorra de forma tranquila e transparente.
Qual a diferença entre invoice e nota fiscal?
Embora as invoices e notas fiscais tenham objetivos semelhantes de documentar transações comerciais, elas são documentos distintos com aplicações específicas. A principal diferença está no seu escopo e no uso geográfico:
Invoice:
- Usada principalmente em transações internacionais.
- Não possui valor fiscal, o que significa que não há impostos diretamente associados à sua emissão.
- Serve como um comprovante detalhado da transação, incluindo informações sobre produtos ou serviços, quantidades, valores, datas e partes envolvidas.
- É essencial para a transação comercial, bem como para o processo de pagamento, fornecendo um registro claro dos termos acordados.
Nota fiscal:
- Usada em transações domésticas, dentro do território de um país específico.
- Tem valor fiscal e é um documento legalmente obrigatório para a arrecadação de impostos, como o Imposto sobre Serviços (ISS), Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto de Renda (IR), entre outros, dependendo das leis fiscais do país.
- Registra a transação e detalha os impostos a serem pagos ao governo.
- Geralmente não é usada em transações internacionais, sendo a invoice é o documento mais relevante.
Quando emitir uma invoice?
A emissão de uma invoice é necessária sempre que ocorre uma transação comercial entre países diferentes, ou seja, em transações internacionais.
É importante observar que a invoice deve ser emitida após a prestação do serviço ou a venda do produto e antes do registro de exportação e faturamento.
Ela atua como uma espécie de "contrato comercial" entre as partes envolvidas, estabelecendo os termos acordados, incluindo detalhes sobre os produtos ou serviços, valores, datas e informações das partes.
Portanto, para empresas e profissionais que realizam negócios no exterior, a emissão de uma invoice é essencial para garantir que a transação seja realizada de maneira legal, atendendo às regulamentações internacionais e facilitando o processo de pagamento.
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4 passos para emitir invoice de serviço para o exterior
Passo 1: Escolha uma plataforma online ou baixe um modelo gratuito
O primeiro passo é escolher uma plataforma online adequada para criar sua invoice. Existem várias opções disponíveis, como a Remessa Online e o PayPal. Essas plataformas são conhecidas por sua facilidade de uso e são acessíveis a todos.
Outra possibilidade, caso queira montar seu invoice do zero, é contar com os modelos gratuitos disponíveis na internet. Só não se esqueça de conferir se todas as informações estão preenchidas da maneira certa.
Passo 2: Preencha os dados necessários
Ao criar uma invoice, você precisará fornecer informações essenciais, como:
- Dados da empresa cliente (razão social ou nome completo e endereço).
- Seus próprios dados como prestador de serviços (empresa e endereço completo).
- Data da transação.
- Um resumo dos serviços prestados ou do produto.
- O valor dos serviços prestados.
- Dados bancários para pagamento.
- A moeda em que o pagamento será feito.
- O método de pagamento.
Certifique-se de preencher todos esses campos corretamente, pois eles são essenciais para que seu cliente possa efetuar o pagamento e para seu controle financeiro.
Além disso, a invoice deve estar no idioma do país da empresa para quem você prestou serviço. Por exemplo, deve ser escrito em inglês se você trabalhou para alguma empresa dos Estados Unidos.
Passo 3: Gere a invoice
Após preencher todos os campos necessários, você pode gerar a invoice clicando na opção apropriada na plataforma escolhida. Caso tenha criado a sua própria, por meio de algum modelo, lembre-se de baixar em .pdf.
Passo 4: Envie a invoice e registre uma cópia
Envie a invoice para o seu cliente ou a empresa para quem você está trabalhando assim que o serviço for confirmado. Certifique-se de criar uma cópia. Ela será importante para manter um registro do que foi feito e cobrado.
Dicas para emissão de invoice para o exterior
Ao emitir uma invoice de serviço para o exterior, lembre-se de:
- Preencher todos os campos corretamente antes de gerar o documento.
- Verificar se não há datas ou números de controle repetidos ou inválidos.
- Conferir as informações do pagador e os detalhes bancários.
- Garantir que a descrição do serviço ou produto seja completa e atenda aos requisitos.
- Incluir todas as informações de pagamento no documento.
- Verificar a moeda do pagamento.
- Lembrar que invoices com datas superiores a 360 dias ou ilegíveis não são válidas.
Perguntas frequentes sobre como emitir invoice
Como emitir uma invoice internacional?
Para emitir uma invoice internacional comece incluindo suas informações, como nome ou razão social e endereço. Em seguida, insira as informações do cliente estrangeiro, incluindo nome, endereço e detalhes de contato.
Descreva claramente os serviços ou produtos que estão sendo faturados, especifique o valor total e a moeda da transação. Depois, indique o método de pagamento desejado (como transferência bancária, PayPal ou outras formas de pagamento) e defina uma data de vencimento para o pagamento.
Por fim, assine a invoice ou forneça informações de identificação e envie para a empresa.
Como emitir nota de serviço para o exterior?
A nota de serviço para o exterior, também conhecida como invoice, se assemelha à Nota Fiscal brasileira. As informações necessárias são muito parecidas e você pode seguir as mesmas diretrizes usadas no Brasil. Só não se esqueça de escrevê-la no idioma oficial da empresa.
Onde emitir um invoice?
Você pode emitir uma invoice em diversos lugares, como softwares de faturamento online, modelos prontos na internet, plataformas de pagamento, aplicativos móveis ou até mesmo contratando um serviço especializado. Escolha a opção que melhor atenda às suas necessidades e garanta que a invoice esteja em conformidade com as regulamentações fiscais brasileiras.
Quem pode emitir invoice?
Uma invoice, ou fatura, pode ser emitida por uma variedade de entidades, incluindo empresas, profissionais autônomos, organizações sem fins lucrativos e até mesmo pessoas físicas, sempre que estiverem envolvidas em transações comerciais.
Independentemente do emissor, a invoice é uma ferramenta essencial para o registro e a formalização de transações comerciais, auxiliando no controle financeiro e no cumprimento de obrigações legais.
Gerar invoices fica cada vez mais fácil com o passar do tempo
Emitir uma invoice de serviço para o exterior pode parecer complexo à primeira vista, mas com as ferramentas e informações corretas, ela se torna uma tarefa simples. Principalmente quando você precisa emitir esse documento mensalmente para receber algum pagamento de empresas internacionais.
Certifique-se de seguir os passos corretamente e manter registros adequados para facilitar a gestão financeira do seu negócio e garantir transações internacionais bem-sucedidas.
Agora que você sabe como fazer isso, pode agilizar o recebimento de seus pagamentos de clientes no exterior e fortalecer seus negócios globais. Basta aprender como trabalhar para empresas estrangeiras no Brasil.
